Automatisez la production de vos documents

Le Document Cube

Le Document Cube Nous avons imaginé comment on pouvait retrouver un document sans chemin, sans hiérarchie. Bref, s'affranchir de l'explorateur classique avec ses limites. La solution est relativement simple. Au lieu de mettre le fichier dans le classement, il suffit d'inverser, mettre le classement dans le document. Et de remplacer la simple notion de dossier par une organisation de classement avec des classeurs, des dossiers, des natures, des tiers, des périodes. Chaque document est donc un CUBE. Chaque face du cube est un point de classement et aussi un point d'entrée. (on a aussi automatisé le classement)

	Le document devient enfin unique et sécurisé.

Chaque document est un cube avec tous ses objets (fichiers, formulaire, classement, autorisations d'accès, mails, actions, traçabilité)

Document Cube - Conteneur multi-média

Document Cube - Conteneur multi-média Le document cube, véritable conteneur multi-média contient un formulaire, des fichiers, un classement, des autorisations d'accès et des règles de gestion. Sont disponibles : la gestion de versions, d'indice, une date d'échéance et l'état du document représenté par une couleur. L'utilisateur crée un document à partir de modèles qui lui sont disponibles.

	Toute l'organisation du document est automatisée.

l'utilisateur remplit le formulaire, complète le(s) fichier(s) et enregistre.

Autorisations d'accès

Autorisations d'accès La sécurité de chaque document est assurée par des autorisations d’accès (Auteur, Acteurs, Lecteurs). Chaque intervention est tracée dans l'historique du document. L'organisation et le suivi des documents sont facilités grâce aux droits appropriés selon le rôle de chacun.

	Les documents ne seront pas visibles aux personnes non autorisées.

Confidentialité et sécurité sont au rendez-vous.

Word Excel

Word Excel Une intégration parfaite de MS-Office permet le remplissage automatique des fichiers Word et Excel à partir de formulaire du document. L'échange de données est bi-directionnel (formulaire <-> MS-Office). Exemple : des données du formulaire "Contrat" sont envoyées dans Excel, qui calcule des valeurs, renvoyées dans le formulaire "Contrat" et le tout envoyé dans Word pour finaliser le contrat.

	Génération de fichiers PDF automatique.

Une efficacité maximale.

Communication externe

Communication externe Vous envoyez les emails directement à partir du document et ceux-ci restent dans le document. Lorsque vos interlocuteurs vous répondent, vous pourrez associer l'email reçu dans le document. Vous-même et les différentes personnes autorisées sur le document auront accès à la communication externe.

	Fini les emails en copie et la multiplication des fichiers joints.

Tous les emails d'un sujet regroupés dans un seul endroit sécurisé.

Classement automatique

Classement automatique Des règles de gestion indiquées dans les modèles de document permettent d’automatiser totalement le classement du document. Chaque document possède son cartouche de classement. Ce cartouche comprend un classeur, un dossier, un sous-dossier, une nature, un ou plusieurs tiers, une période et un service.

	Le titre, le résumé, l’échéance,... sont aussi automatisés.

Plus d’erreur de classement.

Gestion des Actions

Gestion des Actions Quelqu'un doit faire une action? Facile, distribuez les actions aux personnes concernées à partir d'un document avec une date d'échéance. Les actions s'affichent sur le calendrier de chacun. Vous aurez une visibilité sur le suivi des actions réalisées. Des tableaux de bord affichent les actions par projets, personnes, ...

	Des actions avec des états représentés par une couleur d'état.

Chacun a ses tâches à effectuer avec un calendrier à respecter.

Communication interne

Communication interne Au lieu d'envoyer des emails internes, vous utilisez le forum interne du document pour échanger. Toutes les personnes autorisées sur le document ont accès à ce dialogue. La communication interne est conservée quelque soit la durée. Gage de fiabilité.

	Fini les emails internes liés aux documents.

Une traçabilité des interventions et un meilleur suivi.

Recherche discriminante des documents

Recherche discriminante des documents Chaque face des documents cubes est affichée dans des boîtes représentant les items de classement. (Nature, Tiers, Période, Classeur, Dossier) Un clic sur une valeur d'une "boîte" entraîne la mise à jour des valeurs des autres boîtes et ainsi de suite. La sélection est discriminante et chacun ne voit que les items des documents qui le concernent.

	Un mode de sélection discriminant rapide et très visuel.

Chacun trouve facilement l'information.