Foire aux questions

> Gérer tous les documents, tous les fichiers de l'entreprise.
> Assurer une sécurité et une confidentialité absolue selon les personnes.
> Relier les documents aux établissements (clients, fournisseurs, .. ).
> Associer les émails et les actions aux documents assurer un suivi grâce aux tableaux de bord.
> Permettre un déroulement des actions grâce aux process.  

> Toutes les entreprises ayant entre 20 et 300 collaborateurs.
> Quels que soient les domaines d'activités puisque tous les formulaires sont paramétrables.
> Les entreprises ayant des sites distants avec un accès sécurisé au serveur web d'entreprise.

Les entreprises qui ont déjà mis en place ou qui voudraient mettre en place un SMSI (Système de Management du Système d’information) car aAlto Collaborative répond aux exigences de Confidentialité, Intégrité et disponibilité de l’information telles que décrites ci-dessous :

- Confidentialité : seuls les entités, personnes et processus autorisés, ont accès à l’information.
- Intégrité : l’information ne peut être modifiée que par ceux qui en ont le droit.
- Disponibilité : l’information doit être accessible à l’entité, la personne ou le processus qui a un droit d’accès.

Il y a un simple test à faire :
> Etes-vous capable de retrouver facilement SEUL un document en moins de 5mn ?
> Etes-vous sûr d'avoir la bonne version ?
> Savez-vous si le document a été envoyé et par qui ?
> Vos collaborateurs font-ils beaucoup de photocopies ?
> Avez-vous des tableaux de bord dynamiques de suivi des affaires ?

Bref avez-vous une visibilité et une traçabilité des documents produits dans l'entreprise ?

> Optimisation du temps passé à la création de documents.
> Suivi des affaires et des actions à entreprendre.
> Visualisation globale - Tableau de bord d'une affaire, d'un client, ...
> Uniformisation du classement.
> Normalisation des documents.
> Traçabilité des actions sur les documents.
> Réactivité sur des suivis de dossiers.
> Accès sécurisé universel aux informations.

aAlto Web Collaborative est totalement modulable et paramétrable.
> Formulaires
> Modèles
> Règles de gestion
> Process
> Classement
> Droits d'accès

Le classement correspondra au vocabulaire de votre entreprise.

> Soit un hébergement en mode Saas, soit un hébergement interne sur un de vos serveurs.
> Internet Explorer IE11 pour l'automatisation complète avec MS-Office (Enregistrement, Fusion de champs, PDF).
> MS-Office : Word, Excel.

>La technologie utilisée est le logiciel serveur d'IBM : xWorkServer et le concept d'XPages d'IBM.

> Une formation Gestionnaire dédiée à la personne chargée de la mise en place d'aAlto Collaborative : 5 jours initiaux + 4 jours accompagnement.
> Une formation utilisateur de 2 heures par petit groupe de 6-7 personnes qui peut être dispensée par le gestionnaire.

Oui, 2 à 3 fois par an, aAlto Collaborative est mis à jour automatiquement en mode Saas, et vous pourrez télécharger les mises à jour pour vos serveurs locaux.

Tout d'abord, chacun ne perd plus son temps à rechercher des documents. On est sûr de la validité de l'information qui est unique. Tout document modifié et/ ou envoyé est tracé.

Chacun ne voit que les documents qui le concernent. Cela signifie qu'il y a une grande confidentialité et une sécurité absolue mais aussi que chacun n'est pas noyé sous des informations qui ne l'intéressent pas.

Chaque document produit pourra l'être à partir de modèles pré-définis (classement, accès, contenu) et chaque modèle est distribué uniquement aux personnes concernées.

Ainsi les documents sont normalisés, classés et distribués automatiquement. C'est un gage de cohérence des documents produits.

Grâce aux tableaux de bord et aux process, vous aurez un suivi dynamique de vos affaires et l'assurance des procédures respectées.

Au nombre de documents produits, au nombre réduit de photocopies, au temps gagné en recherche, à l'efficacité dans le suivi, à une meilleure organisation de l'information.

Grâce aux process, les actions s'enchaînent automatiquement et sont distribuées naturellement aux personnes concernées qui voient leurs actions s'afficher sur leur bureau.

Tous types de fichiers, pourvu que vous ayez l'application pour les lire ou les modifier.

Cependant avec les fichiers MS-Office (Word, Excel), une intégration poussée permet un champ bi-directionnel entre un formulaire et les fichiers pour produire rapidement des documents impeccables.

Oui, chaque document produit par l'auteur contient ses acteurs et ses lecteurs :
> L'auteur créé le document, à partir d'un modèle.
> Les acteurs ont l'autorisation, donnée par l'auteur, de modifier le document.
> Les lecteurs ont l'autorisation, donnée par l'auteur ou des acteurs, de lire le document.

Tout document modifié ou envoyé conserve la trace des personnes ayant fait l'action au moment précis.

Un document sera "invisible" par une personne qui ne sera ni auteur, ni acteur, ni lecteur.

aAlto Collaborative ne remet pas en cause l'autorité, il permet seulement d'améliorer les processus de travail et il est plutôt un outil porteur d'ordre.

De plus, le suivi de dossiers permet de suivre frontalement plus de projets et surtout d'avoir une vision beaucoup plus exacte de ce qui se passe à chaque instant.

Il est fondamental d'impliquer les acteurs et les futurs utilisateurs, de bien redéfinir les méthodes de travail, d'accepter d'affiner les usages et surtout bien expliquer la démarche afin de motiver tout le monde.

Il est nécessaire de définir les modèles de documents en indiquant les personnes concernées, d'y associer formulaire, fichier, classement et autorisations d'accès afin de bénéficier d'une automatisation complète de production de documents.

Ainsi quelque soit la personne qui produit un document, vous serez assurer de la normalisation de celui-ci.

> Une plus grande transparence de l'organisation et un meilleur partage du savoir.
> Une traçabilité des actions et un respect des règles de gestion grâce aux process.